Wenn eine Hochzeit verschoben oder abgesagt werden muss…

…dann hat das in den meisten Fällen triftige Gründe.

Wenn unvorhersehbare Ereignisse eintreten, die eine Hochzeit verschieben oder gar absagen lassen, ist das für das Brautpaar oft sehr schmerzlich und traurig. Die Hintergründe sind dabei verschieden.

Unerwartet ereilt einen eine traurige Nachricht oder man wird mit einer Situation konfrontiert, die man nicht erwartet hätte. Vielleicht stehen auch andere Überlegungen hinter einer solchen Entscheidung. Der Entschluss, eine Hochzeit zu verschieben oder abzusagen, ist vom Brautpaar zumeist wohl überlegt.

Die Vorfreude ist/war groß, das Fest bereits ins Detail geplant, die Einladungen an die Gäste verteilt, die Dienstleister bereits gebucht und ein guter Teil des Budgets ausgegeben. Was auch immer der Grund ist, eine solche Entscheidung zu treffen – ihr müsst einige Dinge dabei beachten:

Wer für sein Fest einen Hochzeitsplaner(in) engagiert hat, sollte von diesem auch in einer solchen Situation gut und umfassend unterstützt werden! Informiert euren Hochzeitsplaner(in) in einem solchen Fall umgehend. Er/Sie wird sofort die notwendigen Schritte in die Wege leiten. Euer Hochzeitsplaner(in) kennt eure Dienstleister-Verträge und Vereinbarungen, er/sie berät euch, kümmert sich um das Organisatorische und nimmt euch eine nicht unerhebliche (und unliebsame) Last von den Schultern. Zudem ist er/sie bemüht, die mit einer Verschiebung oder Absage verbundenen Unkosten so gering wie möglich zu halten.

Wer sein Fest ohne Hochzeitsplaner(in) vorbereitet hat, sollte so früh als möglich die notwendigen organisatorischen Dinge in Angriff nehmen.

Grundsätzlich gilt für Verschiebungen oder Absagen: Je früher, desto besser und kostensparender. Die meisten Dienstleister-Verträge beinhalten (gestaffelte) Stornogebühren. Schaut euch deshalb die Verträge vorab durch, bevor ihr mit den jeweiligen Dienstleistern in Kontakt tretet. Die meisten Dienstleister zeigen in solchen Situationen Verständnis und sind um eine gütliche Einigung für beide Seiten bemüht. Vor allem, wenn es um eine Verschiebung geht – man möchte ja wieder zusammenarbeiten.

Hier ein kleiner Überblick:

Verschiebung
Wer seine Hochzeit verschieben möchte, sollte Folgendes beachten:

  • Ersatztermin: Unabhängig davon, ob ihr schon einen Ersatztermin habt, informiert untenstehende Personen so rasch als möglich über eure Verschiebung. Sobald ihr ein Ersatzdatum gefunden habt, könnt ihr sofort mit ihnen die weitere Planung/Koordination festlegen.
  • Information an Standesamt, Pfarrer bzw. Trauredner
  • Information an Trauzeugen und Gäste
  • Umgehende Kontaktaufnahme mit Dienstleistern (Location, Catering, Musik, Blumen, etc.)

Absage
Wer seine Hochzeit gänzlich absagen möchte oder muss, muss ebenfalls alle involvierten Personen (siehe Verschiebung) raschest informieren. In weiterer Folge werden mit den einzelnen Dienstleistern die Rücktrittsformalitäten und Stornogebühren, abhängig vom Vertrag, geklärt.

Fest steht, dass für bereits erbrachte Leistungen auch bezahlt werden muss. Ein Hochzeitsplaner(in) hat zB ein Konzept erstellt und bereits die Dienstleister organisiert, ein Trauredner(in) hat die Rede schon geschrieben,…etc. Ein erbrachter Aufwand (eine Vorleistung) ist daher jedenfalls zu entschädigen. Zudem ist zu beachten, was im jeweiligen Vertrag bezüglich der Stornobedingungen vereinbart wurde.

Ein Fotograf hingegen wird erst am Tag der Hochzeit tätig und muss sein „Werk“ an diesem Tag erbringen – die fertigen Bilder vom Fest. Er hat noch keine Vorleistung erbracht, aber den Termin für euch reserviert und nimmt somit keine anderen Aufträge für diesen Tag an. Selbiges gilt auch für die Musik oder die Location.

Dementsprechend ist zu achten, was in den einzelnen Verträgen zu den Rücktrittsbedingungen vereinbart ist. Die meisten Verträge beinhalten gestaffelte Stornogebühren. Je früher zB ein Fotograf weiß, dass euer Fest nicht stattfindet, desto wahrscheinlicher ist es, dass er für einen anderen Auftrag gebucht wird. Erfährt er erst eine Woche vor der Hochzeit von der Absage, wird er wahrscheinlich keinen anderen Auftrag reinbekommen und würde um sein Einkommen an diesem Tag umfallen. Mit den Stornogebühren fängt er diesen finanziellen Ausfall auf.

Was auch immer der Anlass für eine Verschiebung oder Absage ist, je eher man handelt und sich mit den involvierten Personen und Dienstleistern in Kontakt setzt, desto schneller können Lösungen gefunden werden und Kosten gespart werden.

Contact:

RossmannEvents
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Styria - Austria - Europe
email. planning@rossmann-events.com
tel. (0043) 664 - 27 86 510

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